Saiba como controlar o caixinha da empresa

Manter um bom controle da conta bancária da empresa, cuidando para não ficar no vermelho e fazendo diária ou semanalmente a conciliação bancária, é fundamental. Mas saber como controlar o caixinha da empresa também. Como você gere a quantidade de dinheiro em espécie que sua empresa possui para as despesas diárias?


Postado em 15/09/2017


Fundo fixo, o “caixinha”

 

Caixinha é o nome popular do fundo fixo, que é uma quantia de dinheiro vivo que a empresa tem em mãos para pagar pequenas despesas diárias. Não estamos falando apenas daquele dinheiro para o troco dos clientes, mas o que você vai precisar para pagar fotocópias, transporte, lanche para a equipe, algum material de escritório necessário imediatamente e outros gastos do tipo.

 

Uma pequena empresa geralmente não necessita de mais do que R$ 200 disponíveis nesse fundo, mas é claro que isso vai depender das particularidades do negócio. Não é recomendável guardar uma quantia muito grande, por questões de segurança. Levando esse fator em conta, você decide se é mais conveniente fazer a recomposição do dinheiro semanal, quinzenal ou mensalmente.

 

Para a organização financeira do negócio, é importante disponibilizar uma quantia fixa em cada data de recomposição, com uma pequena folga para cobrir imprevistos. Assim, todos os valores recebidos podem ser depositados na conta da empresa, sem haver confusão entre o fundo fixo e as receitas, facilitando o controle de entradas e saídas.

 

Como controlar o caixinha da empresa

 

Como a quantia disponível nesse tipo de fundo é pequena, você pode estar se perguntando qual é a necessidade de perder tempo estipulando regras para a sua gestão. Na realidade, organizar o fundo fixo serve justamente para evitar a perda de tempo.

 

Imagine que o dinheiro acabe antes da data na qual, normalmente, ele é reposto. Você vai simplesmente sacar mais dinheiro, sem querer saber por que nessa semana ou mês o dinheiro foi gasto mais rapidamente? Para fazer essa averiguação, é importante que o fundo fixo esteja bem equacionado.

 

Além disso, se você somar essas pequenas despesas do dia a dia e contabilizá-las no final do ano, verá que é um gasto considerável que, se for melhor gerido, poderia economizar uma boa receita para reinvestir na empresa, premiar os funcionários ou simplesmente aumentar o seu lucro.

 

Veja, abaixo, nossas dicas para controlar o caixinha da empresa com eficiência. Coloque-as em prática para criar uma cultura de responsabilidade financeira no seu negócio.

 

  1. O quê?

 

Você vai começar a sua organização definindo que tipo de gasto utilizará esse dinheiro. Procure otimizar as despesas para economizar tempo e dinheiro. Comprar canetas, blocos, clipes, elásticos e outros materiais de escritórios, por exemplo, pode ser uma atividade mensal, enquadrando-se nas despesas fixas do escritório, não nas do fundo fixo.

 

  1. Quanto, quando e onde?

 

Depois, com base na média de despesas que utilizam o dinheiro do caixinha, defina quanto dinheiro será disponibilizado para ele e a periodicidade da recomposição. Se a quantia necessária para um mês for muito alta, faça reposições quinzenais ou semanais, para não ter tanta circulação de dinheiro vivo na empresa, por questões de segurança.

Pense em um local seguro para manter o dinheiro. Pode ser um cofre, um armário ou gaveta fechados com chave ou até mesmo um malote com cadeado. O responsável terá acesso à chave ou ao segredo do cofre.

 

  1. Quem?

 

Como gestor financeiro da empresa, é você que vai liberar os valores para o caixinha e garantir que o fluxo de dinheiro na empresa seja controlado. Isso não quer dizer que será você que pagará cada uma das despesas para as quais o fundo fixo será usado.

 

Se for conveniente, delegue a função a um funcionário. Além de ele ser de confiança, precisa ser uma pessoa organizada, que saiba lidar com dinheiro e que esteja ciente da sua responsabilidade e das regras atribuídas ao controle do fundo. Ele terá autoridade para decidir no que o dinheiro será gasto, mas também deve prestar contas sobre as despesas.

 

  1. Registro das movimentações

 

Pense em um fluxo de controle de cada entrada e saída de dinheiro no fundo fixo. Pode ser uma tabela para cada período após a recomposição do caixinha. Nela, será registrado o saldo inicial e, a cada movimentação, as informações correspondentes: qual a data da operação, quanto saiu ou entrou, qual a origem da movimentação e qual o saldo final.

 

  1. Recibos

 

Para não haver confusão, devem ser guardadas notas fiscais ou recibos de todas as operações que envolvem esse dinheiro. É comum que sejam feitas compras por uma terceira pessoa, que não é você nem o responsável pelo fundo fixo. Nesse caso, convém que haja um modelo de requisição de valores.

 

Você mesmo pode fazer, em um documento no Word, uma tabela com campos para o nome do solicitante, data, valor e motivo da requisição. Imprima várias dessas tabelas para que o responsável pelo caixinha sempre saiba onde foi parar o dinheiro.

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