Os livros contábeis das empresas são transmitidos à Receita Federal através da Escrituração Contábil Digital (ECD), que no ano de 2021 foi prorrogada até 30 de julho. Com o fim do prazo, os empresários e contadores podem encontrar informações incorretas em suas escriturações.
Por isso criamos esse artigo para orientar nossos leitores a identificarem os erros presentes e se acertarem com a Receita Federal.
ECD
A Escrituração Contábil Digital integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado para substituir a escrituração em papel. Por via da ECD, as empresas informam todo ano para à Receita Federal,os dados a seguir:
Livro Diário e seus auxiliares: registro das movimentações financeiras, entradas e saídas que não alteram as finanças, junto às obrigações fiscais e as provisões a serem recebidas.
Livro Razão e seus auxiliares: controle das contas patrimoniais descritas no Livro Diário, para identificar os registros contábeis possivelmente em aberto.
Balancetes, Balanços e fichas de lançamento: Conhecidos como Livros Fiscais, por sua importância diante dos órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda Estadual.
Como retificar?
Substituir a ECD para realizar alterações nas informações, é permitido até o final do prazo para entrega. Após autenticação dos livros, só podem ser substituídos por erros que alterem os resultados da escrituração, de acordo com o artigo 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2020.
Como o prazo acabou em Julho, existem correções que podem ser feitas através do lançamento contábil extemporâneo, nos casos a seguir:
- erros materiais que demandem a reemissão das demonstrações contábeis e sua aprovação pelos órgãos de governança e pelos acionistas.
- finalização e aprovação das demonstrações contábeis que ocorreram posteriormente ao arquivamento da ECD com saldos diferentes.
Quando não é possível?
Caso o erro não permita o lançamento contábil extemporâneo, será necessário que o contador cancele as autenticações dos livros, para que seja feita uma nova escrituração através do Termo de Verificação para Fins de Substituição.
Nos documentos devem constar a identificação da escrituração substituída, todas informações sobre os erros, clareza na identificação dos registros com erros, com exceção daqueles que decorrerem de outro erro já identificado. A autorização para acesso do Conselho Federal de Contabilidade a informações pertinentes às mudanças também é fundamental.
Substituição
É preciso remover a assinatura do arquivo e validação do livro no PVA do SPED ECD, para correção no livro digital. Após isso, é preciso selecionar o “Arquivo/Escrituração”, clicar em “Contábil/Validar” e, depois, em “Escrituração Contábil”.
Depois é preciso realizar a assinatura do documento e gerar o requerimento de substituição. Por fim, transmita o arquivo que não precisa ser assinado pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos.